薬局事務員の採用・戦力化・定着の事例とノウハウを人事のプロが紹介！

薬局事務員の採用・育成は、薬局経営の安定化や業務効率化、顧客満足度向上に直結する重要な取り組みです。しかし、未経験者の採用や定着は容易ではなく、母集団形成から入社後の教育・フォローまで、戦略的な計画が求められます。

本記事では、2025年7月に開催された「未経験者を即戦力に！HYUGA式 薬局事務 採用・育成 実践セミナー」の内容をもとに、きらり薬局の実例を交え、採用から戦力化・定着までの具体的ノウハウを紹介します。

1.　薬局事務採用の現状と課題

近年、日本の労働力不足は深刻さを増しており、2024年には倒産件数が前年比32％増の342件に達しました（*1）。人材確保は企業の存続に直結し、薬局業界も例外ではありません。

調剤事務は未経験者が高く、宿泊・飲食サービス業など他業種と採用ターゲットが重なっています。特に、宿泊や飲食業では時給や福利厚生の急速な改善が進んでおり、調剤事務の採用難易度は非常に高くなっているのが現状です。

さらに、応募から面接に至るまでの過程で、
・求職者との連絡が途絶える
・他社で内定が決まってしまう
といったケースも珍しくありません。

多くの求職者は複数の企業に同時応募しており、条件の良さやレスポンスの速さを重視する傾向があります。

そのため、事務員の採用では、最適な人材を見極める以前に、応募者を一人も取り逃さない姿勢とスピード感が極めて重要です。

（*1）出典：帝国データバンク｜人手不足倒産の動向調査（2024年）

2. 【きらり薬局実例】薬局事務採用の戦略的アプローチ

きらり薬局では、2023〜2025年度で、薬局事務員の入社者数60〜70名を確保し、応募入社率は約10％を維持しています。ここからは、きらり薬局での具体例を交えて、調剤事務の採用戦略を解説します。

2-1.　①母集団形成：求人の新着表示

採用活動で最も重要となるのが、母集団形成です。以下に、母集団形成のポイントを詳しく紹介します。

求人媒体の選び方

求人サイトごとに、応募者数や内定受諾率を整理します。実績をもとにランク付けすることで、自薬局に適した媒体を把握できます。

短期的に人材を確保したい場合は、複数媒体への同時掲載が有効です。一方、長期的な採用活動では、実績の高い媒体に絞って運用することで、コストと工数の最適化が図れます。

求人情報は新着表示に掲載・未経験者にアピール

求人情報は毎月更新し、新着表示に掲載される状態を維持します。きらり薬局では、事務員の約7割が未経験者です。そのため、「研修環境あり」「未経験者活躍中」といったキーワードを盛り込み、未経験者が安心して応募できる求人原稿づくりを行っています。

また、給与条件については、3～4か月ごとに周辺のサービス業や近隣薬局の条件を調査し、競合に見劣りしない水準を維持しています。理論年収や福利厚生も含めて定期的に見直し、改善余地がないかを検討することが重要です。

短期決戦ならスカウトが有効

きらり薬局では、スカウト応募も積極的に活用しており、応募全体の5割以上がスカウト経由です。返信率は6～10％と高くはありませんが、短期間で人材を確保したい場合には非常に有効です。

スカウトメッセージでは、年齢層・経験・応募者の志向に合わせて内容を調整し、「応募者一人ひとりに向けたメッセージ」であることを意識しています。研修体制・福利厚生・働きやすさといった強みは、箇条書きで簡潔に伝えることが、反応率を高めるポイントです。

2-2.　②書類選考：電話面接で効率アップ

応募者の50〜60％が、選考過程で離脱します。有望な人材を逃さないためには、書類選考は遅くとも翌日までに行うなど、スピード感を持って採用に臨むことが重要です。

きらり薬局では、書類選考前に、10〜15分程度の電話面談を実施しています。就職時期、通勤範囲、過去の経歴、転職軸、他社選考状況などを確認する簡単なものですが、このワンクッションがあるだけで採用効率を向上できます。

電話面談の実施前・実施後を比較すると、内定受託率は10％で同水準ですが、「書類選考から対面面接への移行率」は32％から79％へ上昇しました。また、早い段階から応募者とのフィーリングを確認できるため、有望な人材に絞って面接を行えることも大きなメリットです。

電話面談の評価ポイント

2-3.　③面接：店舗と連携・適性検査の活用

きらり薬局の対面面接は、「会社説明→店舗見学→面接」という流れで実施しており、所要時間は約90分です。面接前には店舗スタッフと打ち合わせを行い、5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）を徹底します。店舗全体で応募者を迎える体制を整え、「この職場で働くイメージ」が自然と持てる環境づくりを大切にしています。

面接では、適性検査もあわせて実施します。過去の早期離職者のデータを分析し、離職傾向と関連性の高い項目を抽出することで、面接時に確認すべきポイントを明確にしています。

たとえば、きらり薬局では、自尊心・自主性・秩序欲求・自律欲求といった数値が低い応募者ほど、早期離職の傾向が見られました。これらの数値が低い場合には、面接時に仕事への向き合い方や継続意欲を重点的に確認しています。

採用意向の高い応募者に対しては、面接終了時に内定の意思を直接伝えることもあります。

また、他社の選考状況をヒアリングしたうえで、以下のように状況に応じた対応を行っています。

・他社選考がある場合 ：他社面接終了後にアポイントを取り、温度感を確認して条件提示
・他社選考がない場合 ：翌日に条件提示

応募者の不安や迷いを長引かせないよう、スピーディーかつ柔軟な対応を心がけています。

2-4.　④内定受諾～入社後：研修とチューター制度

きらり薬局では、入社から3ヵ月間を特に重要な定着期間と位置づけ、手厚くサポートしています。

入社時には、業務基礎研修をはじめ、会社理念や組織体制、ハラスメント防止・コンプライアンスなどもしっかりと伝えます。薬局事務としてのスキルだけでなく、安心して働くための基礎知識を身につけてもらうことが目的です。

また、「仕事について教えてもらえない・聞きづらい」という新入社員の声に応えるために、チューター制度を導入しています。新入社員一人ひとりに専任のチューター（仕事を教える先輩社員）を配置し、「多忙な現場で誰に聞けばいいのかわからない」という不安を解消します。チューターは、毎月のミーティングを通じて教育プランに沿った成長をサポートし、信頼関係を築きながら業務定着を後押しします。

3.　薬局事務員の早期定着・戦力化の取り組み

薬局事務員の採用で、大きな壁となるのが定着です。人材は定着することで、はじめて薬局の財産となります。

求人広告費や教育費の内容によって差はあるものの、事務員1人が早期離職した場合、約80〜100万円の損失が発生するといわれています。さらに、既存スタッフのモチベーション低下や業務負担の増加、生産性への悪影響を考慮すると、早期離職は可能な限り避けたい問題です。

そのためには、採用後に「未経験でも成長できる道筋」を明確に示すことが重要です。ここでは、きらり薬局が実践している、事務員の早期定着・戦力化に向けた取り組みをご紹介します。

3-1.　OJTとOff-JT

きらり薬局では、薬局事務員がスピーディーに業務を覚えられるよう、OJT（実務研修）とOff-JT（座学研修）の二本柱で教育を行っています。

OJTとOff-JTにはそれぞれ強みと弱みがあるため、どちらか一方に偏らず、組み合わせて活用することが重要です。現場での実践経験と、座学による理解を行き来することで、着実に「一人前の事務員」へと育成していきます。

3-2.　薬局事務員の育成ロードマップの作成

薬局事務員の育成では、目標を設定して計画的に育成することが大切です。きらり薬局では、すべての事務員が一人前として活躍できるよう、段階的な育成ロードマップを策定しています。

育成ロードマップの例

このように、「いつまでに、どのレベルに到達するか」を明確に設定します。評価月には目標と達成度を照合し、進捗を確認したうえで、個々の習熟度に応じて育成スケジュールを柔軟に調整しています。

3-3.　事務員のスキルチェック（達成度確認）の実施

きらり薬局では、定期的なスキルチェックを実施しています。このスキルチェックは点数をつけることではなく、到達度を可視化することが目的です。事務員自身が客観的に自分のスキルレベルを把握できるだけでなく、指導者にとっても、今後どの分野を重点的に育成すべきかを判断するための重要な資料となります。

きらり薬局のスキルチェックでは、実技とWEBテストの2つを実施します。

スキルチェックは新入社員だけでなく、すべての事務員を対象に実施しています。入力テストなどの内容は毎回変更しているため、ベテランスタッフにとっても日常業務の振り返りや知識確認の機会となります。

また、調剤報酬改定への対応など、知識のアップデートを継続的に行える点でも、有効な取り組みです。

4.　事務員のスキルと評価制度を連動させる重要性

事務員の育成・定着を進めるためには、薬局の中で人が育ち続ける仕組みをつくることが欠かせません。単発の外部研修は知識を増やす点では有効ですが、それだけでは教育を薬局内に根づかせることは難しく、組織として人を育てる力を高めるには限界があります。

特に、複数店舗を展開している薬局は、人材育成と評価制度を一体で設計することが重要です。以下のステップに沿って、体制構築を進めていきましょう。

薬局の研修制度構築のステップ

研修制度や教育体制を整備することで、明確なロードマップに沿った人材育成が可能になります。制度構築には労力がかかりますが、土台を固めることで、事務員の成長と定着、ひいては薬局全体の組織力強化につながります。

きらりプライムサービスでは、薬局経営コンサルティングの一環として、研修制度・評価制度の構築支援も行っています。人材育成に課題を感じている薬局経営者の方は、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ

薬局事務の採用・教育は、コストではなく投資と捉えることが重要です。薬局事務の定着は、職場の安定化と業務効率化、そして顧客満足度の向上につながります。

薬局に適した人材を採用するためには、母集団形成、入社後の丁寧なフォロー、戦略的な教育計画が必要です。時間も手間もかかりますが、これらを着実に積み重ねることで、長期的な経営成果が見込めます。

きらりプライムサービスでは、薬局事務員の研修制度構築コンサルティングをはじめ、採用から教育・定着までをサポートしています。薬局のお悩みに合わせた研修の設計や、評価者へのフォローについてのご相談も受け付けております。人材採用にお悩みの薬局経営者の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。