薬局の在宅訪問サービスの業務効率化を図る5つの施策
薬局の在宅訪問は外来対応よりも工数が多いため、いかに業務効率化を図り、プロセスを最適化できるかがポイントとなります。もっと訪問軒数を増やしたい、薬剤師の負担を軽減したいという悩みを抱える薬局経営者の方は、デジタルやAIの力を借りて、在宅業務の効率化に取り組みましょう。
今回は、薬局の在宅訪問サービスの業務効率化を図る5つのアイデアを紹介します。
1. 在宅薬局の業務効率化アイデア・5選
薬局の在宅訪問は、処方箋調剤、移動、訪問、薬歴・報告書作成と、薬剤師の業務工程が多いという特徴があります。薬剤師が常に負担を抱えた状態では、質の高いサービスを維持することは困難です。薬剤師の業務負担を軽減する手段を検討し、在宅業務に適した体制を整えることで、薬局経営も上向きになるでしょう。
ここでは、薬局の在宅訪問サービスにおける業務効率化のアイデアを5つ紹介します。
1-1. 在宅業務工数の把握と管理
まず、在宅業務のプロセスを見える化し、無理・無駄がないかを確認しましょう。現状を正しく把握し、問題点を明らかにすることで、適切な改善策を検討できます。
たとえば、報告書類をExcelで作成している場合、以下のような業務プロセスが考えられます。
①報告書に記載する内容の要点をメモする
②薬局に戻ってExcelで報告書を作成する
③Excelから印刷する
④送付先に分けて封筒に入れる
⑤郵送する
上記の例では、報告書の作成・送付漏れが発生しやすい、いざ報告書を書く段階になると内容を忘れている、薬剤師間の情報共有が難しいなどの問題点が挙げられます。これらの課題の解決方法として、Excelでフォーマットを作るなどの手段も考えられますが、体制そのものを最適化するのならシステムの導入が効果的です。
報告書作成システムがあれば、作成から送信まですべての工程をシステム上で行えます。報告書作成業務がシンプルになり、薬剤師の時間に余裕が生まれるでしょう。
同様に、訪問準備や調剤業務など、在宅訪問におけるすべての業務の工程を洗い出しましょう。現場の薬剤師やスタッフから「どの業務に負担を感じているか」ということを聞き出すと、改善策の検討に役立ちます。
1-2. 薬歴管理システムの導入
紙で薬歴を管理している場合、電子薬歴に切り替えることで大幅に作業時間を短縮できます。問題となりやすい薬剤師の薬歴残業も解消できるでしょう。
電子薬歴のメリット
- 薬歴の保管スペースが削減できる
- 患者さんと会話しながら薬歴作成ができる
- 入力サポート機能で文章作成がスムーズになる
- 複数店舗間で情報共有ができる
- 検索機能を使えば必要な情報がすぐに見つかる
- 相互作用をチェックできるので見落としを防止できる
電子薬歴はさまざまなメーカーが開発しているので、機能やコストを比較検討して選ぶことが大切です。
在宅訪問で活用するなら、訪問先でも使用できるクラウド型の電子薬歴がおすすめです。携帯電話のテザリング機能やポケットWi-Fiがあれば、どこでも情報の更新・閲覧ができるので、訪問先でも気軽に利用できます。
1-3. 事務作業・調剤業務におけるAI活用・自動化
対物業務を自動化することで、在宅患者さんとのコミュニケーションに充てる時間を確保できます。薬剤師でなくてもできる業務については、積極的に自動化に踏み切りましょう。
たとえば調剤業務では、ピッキングから秤量、配分、分割、分包、処方監査まで、ほぼすべての工程で自動化が可能です。調剤ロボットを導入すれば、薬剤の選択ミスなどのヒューマンエラーも防げます。
在宅訪問では、患者さんに処方するお薬が多く、ほとんどの場合は一包化で処方するため、調剤業務に時間がかかるケースがほとんどです。自動化によって正確さとスピードを維持できれば、調剤業務の負担は軽減し、一軒当たりの在宅訪問にかかる時間も短縮できます。
在庫管理や発注についても、AIの活用が普及し始めています。期限切れの監視や数量の把握も自動で行えるので、デッドストック削減・欠品防止にも役立ちます。在宅訪問では取り扱う薬剤の種類も多くなるので、AIの力を借りて業務効率化を図りましょう。
1-4. 薬剤師の業務範囲の明確化と業務標準化
薬剤師の業務を明確にし、仕事に集中できる環境を整えましょう。受付や事務作業、ピッキングなど、薬剤師以外でもできる業務については、調剤事務員などを採用して業務の分担を図ります。薬剤師の業務は多様化しているので、重要度の高い業務に専念できるように体制を整えることが大切です。
また、在宅訪問では、オンコール対応などのイレギュラーな事案も多く発生します。緊急時にも速やかに対応できるよう、業務の属人化の解消を図ることが大切です。業務フローやトラブル対処法をマニュアル化したり、リアルタイムの情報共有ツールを導入したりと、薬剤師間の連携を強化しましょう。
1-5. オンライン面談・服薬指導の活用
第一類医薬品販売における薬剤師の対面対応が緩和され、2024年6月までにオンライン面談による販売が可能となる予定です。オンライン面談での販売が正式に決定すれば、遠隔に住む患者さんにも第一類医薬品を販売できるようになります。
オンライン面談・オンライン服薬指導を導入することで、薬剤師のリモートワークの幅が広がります。育児や介護などで出勤できない薬剤師も、自宅にいながら仕事をすることが可能です。
リモート薬剤師が一般化すれば、店舗の業務負荷が分散され、人材不足の解消も期待できます。在宅訪問と窓口対応で行き来することなく、じっくりと在宅業務に取り組むことができるでしょう。
2. きらりプライムサービスの在宅支援システム「ファムケア」
きらりプライムサービスでは、在宅訪問に特化したクラウド型報告書管理システム「ファムケア」を提供しています。在宅業務の報告書業務プロセスをすべて電子化し、24時間365日対応体制の整備に貢献するシステムです。
「ファムケア」の特徴・メリット
- 外出先でも報告書の作成・送信が可能
- リアルタイムでの情報共有
- 算定・記入漏れチェック機能でミス防止
- 入力補助機能で報告書作成がスムーズ
- シンプルな操作で使いやすい
- オンコール時も速やかに情報共有が可能
ファムケアを使えば、いつでも・どこでも、リアルタイムでの情報共有が可能です。単なる効率化だけでなく、医療機関やケアマネジャーらとの関わり方や、薬剤師の働き方を変え、在宅医療の質向上にも寄与します。
自社開発システムであることも、ファムケアの特徴のひとつ。実際に「きらり薬局」で働く在宅薬剤師の声をもとに生まれたので、在宅現場で役立つ機能に特化しています。より使用感のよいシステムになるよう、常に現場の声を取り入れてブラッシュアップに努めています。ぜひファムケアを取り入れて、理想的な在宅訪問体制の整備に役立ててください。
まとめ
在宅訪問の効率化を図るためには、まず業務工程を洗い出し、無理・無駄がないか確認しましょう。業務効率化には、薬歴管理システムの導入や、AI活用・自動化、オンライン体制の整備がポイントとなります。薬剤師が患者さんの対応に専念できるよう、対物業務の自動化を進めましょう。
「KIRARI PRIME サービス」は、在宅薬局経営のさまざまな悩みにお応えするサブスクリプションサービスです。在宅業務の効率化に役立つ、クラウド型報告書管理システム「ファムケア」も提供しています。その他、コスト削減や在宅患者獲得など、在宅訪問にお困りの薬局経営者の方は、ぜひ一度KIRARI PRIME サービスにお問い合わせください。
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監修薬剤師：原 敦子
HYUGA PRIMARY CARE株式会社
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